График отпусков на 2016г. должен быть утвержден не позднее 17 декабря. При его составлении нередко возникают вопросы, в частности: нужно ли включать в график тех сотрудников, которые еще не заработали право на отпуск, что делать, если отпуска работнику предоставляются неравномерно, как включить в график работника, который уже использовал отпуск авансом, как отразить неиспользованные дни отпуска за прошлые годы?

Если работник еще не заработал отпуск

Если на начало следующего календарного года новый сотрудник отработает менее 6 месяцев, его все равно нужно включить в график. Ведь его рабочий год, до окончания которого вы обязаны предоставить ему отпуск, завершится раньше окончания следующего календарного года.
Рабочий год - это каждые 12 месяцев с первого дня работы сотрудника в вашей организации.
Поэтому при составлении графика нужно запланировать такому работнику отпуск так, чтобы в 2016г. он отгулял его до окончания своего рабочего года.

 

Если отпуска предоставляются неравномерно

Начало отсчета первого рабочего года каждого работника начинается с первого дня его работы в вашей организации. Поэтому у каждого сотрудника свой рабочий год, который, как правило, не совпадает с календарным годом. И может получиться так, что:
Внимание! В график отпусков нужно включать всех работников, которые работают в организации по трудовым договорам.Или по графику в течение 2016г. работнику будут предоставлены отпуска за 2 рабочих года. Например, работник поступил на работу 1 июля 2015г. Отпуск за первый рабочий год (1 июля 2015г. - 30 июня 2016г.) по графику ему будет предоставлен в мае 2016г., а за второй рабочий год (1 июля 2016г. - 30 июня 2017г.) - в декабре 2016г.
Тогда в графике отпусков на 2016г. напротив фамилии работника в примечании (графа 10 формы N Т-7 <3>, если вы взяли за основу унифицированную форму) нужно указать, за какие рабочие годы предоставляется отпуск; Или в график не попадет ни одного отпуска. Например, работник поступил на работу 1 декабря 2014г. На основании графика отпусков на 2015 г. отпуск за первый рабочий год (1 декабря 2014г. - 30 ноября 2015 г.) был предоставлен ему в мае 2015г. А за второй рабочий год (1 декабря 2015 г. - 30 ноября 2016 г.) отпуск по графику попадает на декабрь 2015 г. В 2016г. графиком не предусмотрено предоставление отпуска работнику. В такой ситуации в графике отпусков на 2016 г. напротив фамилии работника в примечании (графа 10 формы N Т-7) укажите, что отпуск за период с 1 декабря 2015г. по 30 ноября 2016г. был полностью использован в 2015г.

 

Если у работника есть неиспользованные отпуска за прошлые годы

При составлении графика отпусков нужно определить, на какое количество дней отпуска каждый из работников имеет право за свой рабочий год в будущем календарном году. Причем если часть рабочего года сотрудника приходится на этот год, а часть - на 2016г., то это не означает, что в графике нужно указывать количество дней отпуска пропорционально месяцам рабочего года, приходящимся на 2015г. и 2016г. соответственно.
Ведь ТК РФ не предусматривает пропорциональное предоставление ежегодного отпуска. Он предоставляется в полном объеме независимо от стажа. Исключение - дополнительный отпуск "за вредность". Полный отпуск "за вредность" положен работнику за 11 месяцев работы во вредных условиях. Если на момент предоставления такого отпуска "вредного" стажа меньше, то дополнительный отпуск надо предоставить пропорционально отработанному во вредных условиях времени.
Примечание. Также пропорцию нужно рассчитывать, если работник увольняется. Тогда вы либо компенсируете ему неотгулянные дни отпуска, либо удерживаете из зарплаты деньги за отгулянные, но не отработанные дни отпуска.
Поэтому в графике отпусков вам нужно указать общее количество дней отпуска, на которые работник имеет право за свой очередной рабочий год (в графе 5 формы N Т-7).
Для этого нужно учесть продолжительность как основного, так и дополнительных отпусков, которые положены работнику по Трудовому кодексу РФ, коллективному договору и локальному нормативному акту организации.
Если по тем или иным причинам у работника есть неиспользованные дни ежегодных отпусков за предыдущие рабочие годы, то их можно предоставить:

  • по графику отпусков в 2016г. Тогда их нужно прибавить к дням очередного ежегодного отпуска работника и отразить в графике (в графе 5 формы N Т-7);
  • по заявлению работника. В этом случае время их использования будет определяться по соглашению с работодателем.

После утверждения график отпусков нужно довести до сведения работников. Помимо этого, каждого работника нужно извещать под роспись о дате начала отпуска не позднее чем за 2 недели.